El cuerpo humano no es simplemente una colección de órganos y sistemas aislados, sino que es un conjunto altamente coordinado de procesos biológicos. En su obra de 1997 “The Wisdom of the Body”, Sherwin B. Nuland, escritor y cirujano de la Universidad de Yale, indica que el sistema circulatorio, el nervioso y el endocrino están interconectados y se comunican constantemente entre sí, intercambiando productos químicos y señales eléctricas. De igual modo, las empresas y organizaciones no son simplemente una colección de puestos y actividades, sino que deben funcionar como un conjunto de sistemas interconectados internamente y con el entorno.
La información debe circular por las organizaciones como lo hace la sangre en un organismo. Igual que esta última aporta nutrientes a las diferentes partes del cuerpo, y retira de cada célula los desechos que no necesita, dentro de las organizaciones es necesario que existan los canales adecuados para que cada persona, en cada nivel, reciba la información que precisa para funcionar, y también se depure lo que no ayuda a la organización, y la reoriente hacia el propósito común por el que se creó.
En 1973, Henry Mintzberg ponía de relieve el papel de difusor de información de los directivos en su obra “La Naturaleza del Trabajo Directivo”, y los dos tipos de información que el Nobel de Economía Herbert Simon ya diferenciaba en 1957: hechos objetivos y valores. La información objetiva es la que, de alguna forma, puede establecerse si es correcta o incorrecta. Los directivos reciben mucha información objetiva por su posición formal en la organización, que pueden reenviar a sus subordinados para ayudarles a hacer mejor su trabajo. La transmisión de valores es otra de las funciones clave del papel de difusor, para guiar a todos en la toma de decisiones de acuerdo con el propósito y la cultura de la organización.
Cada persona juega un papel clave como difusor hacia el interior de la información externa a la que tiene acceso, y transmisor de la información interna que le llega a través de la organización formal e informal, adaptándola a las necesidades de sus receptores. Cuando se producen cambios externos que no llegan al interior de las organizaciones se limita su capacidad de adaptación para responder a estas nuevas situaciones. Si los directivos no difunden interiormente la información necesaria se corre el riesgo de trabajar ignorando el entorno, y cuando se bloquea internamente la circulación de información se dificulta poder delegar la toma de decisiones. El resultado es la pérdida de eficacia y eficiencia.
